E-mailtool voor verenigingen – wat gratis volstaat en tot hoever

Een vereniging kiest een e-mailtool bijna altijd op hetzelfde criterium: wat de ledenbrief gratis afhandelt. De vraag is goed, maar verkeerd geformuleerd. Gratis versies zijn er bij vijf van de zeven, en ze verschillen een factor tien van elkaar – niet in prijs, maar in waar ze ophouden.

Kort antwoord

• Blijft het langst gratis

  EmailOctopus

  2.500 leden en 10.000 berichten per maand zonder iets te betalen – de hele lijst krijgt de brief in één keer.

  Gratis starten – 2.500 abonnees (Advertentie)

• Als er vaak brieven uitgaan

  Systeme.io

  2.000 contacten en onbeperkt verzenden in de gratis versie: het weekbericht verbruikt geen quotum.

  Gratis starten – 2.000 contacten (Advertentie)

• Als de leden talrijk zijn maar de brief zeldzaam

  Brevo

  De gratis versie beperkt de lijstgrootte helemaal niet, maar je mag 300 berichten per dag versturen.

  Gratis starten – 300 berichten/dag

Volstaat de gratis versie – uitgerekend per ledenaantal

De gratis versie begrenst van twee kanten: hoeveel adressen de lijst mag bevatten en hoeveel berichten eruit mogen worden verstuurd. Voor een vereniging is het laatste vaak doorslaggevender, omdat de ledenbrief in één keer naar de hele lijst gaat. Hieronder vier gangbare ledenaantallen en één maandbrief.

← veeg →

De grenzen en prijzen van de gratis versies zijn op 3-9-2026 gelezen uit de prijslijsten van de diensten zelf (EmailOctopus, Systeme.io, Brevo, MailerLite), exclusief btw. Uitgangspunt is één brief per maand naar de hele lijst. “Niet in één keer” betekent dat de daglimiet van 300 berichten in de gratis versie van Brevo de campagne over meerdere dagen verdeelt. Systeme.io factureert in dollars, dus dat cijfer kan niet in dezelfde kolom als de europrijzen worden gerekend. Mailchimp en GetResponse staan niet in de tabel: de gratis versie van Mailchimp is 250 contacten en 500 berichten per maand, GetResponse heeft helemaal geen gratis versie.

Uit de tabel volgen drie conclusies. Een vereniging met minder dan 2.500 leden heeft helemaal geen betaalde versie nodig als de tool EmailOctopus is. De grenzen van MailerLite en Mailchimp van 250 contacten volstaan alleen nog voor de interne informatie van het bestuur, niet voor de ledenbrief. En de gratis versie van Brevo is andersom gebouwd: hij beperkt de lijstgrootte helemaal niet, maar een campagne naar de hele lijst past niet binnen de daglimiet.

Alle zeven naast elkaar

De prijzen zijn de goedkoopste betaalde niveaus bij drie lijstgroottes, op 3-9-2026 uit de prijslijsten gelezen, exclusief btw.

← veeg →

Prijzen exclusief btw, bij maandelijkse facturering, tenzij anders vermeld.(Advertentie) = advertentielink

• De prijs is de maandprijs van het goedkoopste betaalde niveau bij die lijstgrootte. De kolom Gratis versie laat zien wanneer je niet hoeft te betalen.
• EmailOctopus en ActiveCampaign: de prijslijst noemt alleen de maandprijs bij jaarlijkse facturering. Maandelijks factureren kost meer.
• GetResponse en ActiveCampaign: de kleinste lijst die wordt verkocht telt 1.000 contacten, dus de kolom van 500 contacten toont die prijs.

Het verzendtempo beslist als je vaak informeert

De maandbrief is het gebruikelijkste ritme van een vereniging, maar niet het enige. Gaat het bericht wekelijks uit of zijn er veel evenementen, dan stijgt het verzendvolume snel – en dan verandert de volgorde van de gratis versies.

De gratis versie van EmailOctopus heeft een quotum van 10.000 berichten per maand, genoeg voor 2.500 leden vier keer per maand of 800 leden twaalf keer. In de gratis versie van Systeme.io wordt het verzendvolume helemaal niet beperkt, dus voor een klein ledenaantal is hij in de praktijk onbeperkt – in ruil daarvoor passen er 2.000 contacten in de lijst en zijn de functies smal: drie verkoopfunnels, één automatiseringsregel en één online cursus.

De echte grenzen van de vijf gratis versies en waar ze ophouden: gratis e-mailmarketing.

Voor wie wat past

• Minder dan 2.500 leden, brief eens per maand → EmailOctopus: de gratis versie dekt zowel de lijst als het verzendvolume. Gratis proberen (Advertentie)
• Klein ledenaantal, bericht elke week → Systeme.io: de gratis versie heeft helemaal geen verzendlimiet. Gratis proberen (Advertentie)
• Groot ledenbestand, brief een paar keer per jaar → Brevo: de lijstgrootte is in de gratis versie niet beperkt, en de betaalde versie is een van de goedkoopste. Gratis proberen
• Meer dan 2.500 leden en het nulbudget is op → EmailOctopus: goedkoopste betaalde versie: 5.000 abonnees voor € 26 per maand. Gratis proberen (Advertentie)
• Het ledenbestand mag de EU niet verlaten → MailerLite: de contractpartij voor EER-klanten is het Ierse MailerLite Limited en het datacenter staat in de EU. Gratis proberen

Het ledenbestand is een persoonsregistratie

De ledenlijst van een vereniging bestaat uit persoonsgegevens, en wanneer die in een e-mailtool wordt gezet, wordt de tool verwerker. In de praktijk betekent dat twee dingen: de verwerker wordt bij naam in de eigen privacyverklaring vermeld, en als de data buiten de EU gaan, wordt ook de doorgiftegrondslag vermeld.

Hier is de vergelijking voor een vereniging eenvoudig. Vijf van de zeven bewaren de data in de EU: Brevo (Frankrijk), GetResponse (Polen), Systeme.io (het Ierse ITACWT Limited), MailerLite (het Ierse MailerLite Limited voor EER-klanten) en EmailOctopus (Brits bedrijf, lijsten in het AWS-datacenter in Ierland). Daarbuiten vallen Mailchimp en ActiveCampaign. De gegevens zijn op 3-9-2026 uit de privacyverklaringen van de diensten zelf gelezen.

De grens tussen ledeninformatie en directe marketing trekt de vereniging zelf op basis van de inhoud van het bericht. Bevat de brief marketing, dan gelden dezelfde regels als anders: de toestemming moet aantoonbaar zijn en in elk bericht moet een afmeldlink staan. De regels met bronnen: e-mailmarketing en AVG.

Eén lijst en tags, geen meerdere lijsten

Een vereniging heeft doorgaans meerdere groepen: leden, bestuur, vrijwilligers, aangemelden voor evenementen. De verleiding is om daar aparte lijsten van te maken, en dat is bijna altijd een dure oplossing.

De reden is de telregel. Volgens de eigen helppagina van EmailOctopus wordt hetzelfde adres voor elke lijst apart geteld: een lid op zes lijsten is zes contacten, en dan is de gratis versie van 2.500 abonnees al bij zo’n 420 mensen vol. Dezelfde valkuil zit bij GetResponse. De oplossing is één lijst en groeperen met tags, dan gaat de gratis versie vele malen langer mee.

De tweede regel is goed om te kennen met het oog op opschonen: bij EmailOctopus en MailerLite tellen uitgeschrevenen helemaal niet mee voor de grens, dus de lijst schoont zichzelf in de teller op. De regels voor alle zeven: zo worden contacten geteld. Helppagina’s gelezen op 5-9-2026.

De eigen eis van een vereniging: de tool wisselt van gebruiker

In een vereniging wisselt degene die de communicatie doet, vaak in het ritme van de jaarvergadering. Dat is een eis die bedrijven niet hebben, en die op drie manieren in de keuze moet meewegen.

• Het account op het adres van de vereniging, niet van een persoon. Anders gaat de tool mee als de functie wisselt.
• Een eigen domein als afzender. Dat is sowieso nodig: afzenderauthenticatie vereist toegang tot de DNS-records van het domein, en een adres bij een gratis e-maildienst kan niet worden geauthenticeerd. Wat Gmail en Yahoo van de afzender eisen.
• De eenvoudigste tool die volstaat. De volgende communicatieverantwoordelijke werkt zich in in wat er is, en elke ongebruikte functie is voor hem of haar een obstakel, geen voordeel.

Wat we niet hebben gecontroleerd

Deze pagina is gebaseerd op wat na te lezen is in de prijslijsten, helppagina’s en privacyverklaringen van de diensten zelf. We hebben de tools niet in gebruik genomen en beoordelen daarom niet hoe overzichtelijk de interfaces zijn, hoe goed de editors werken of hoe snel de support antwoordt – dat zouden meetresultaten zijn, en er is geen meting. Zo vergelijken we.

Voor een vereniging is dat in de praktijk goed nieuws: omdat beide opties die bij deze behoefte passen gratis zijn, kun je de keuze maken door beide met één echte brief uit te proberen, zonder dat er iets op het spel staat.