E-postverktøy for foreninger – hva som holder gratis, og hvor lenge

En forening velger e-postverktøy nesten alltid etter samme kriterium: hva som håndterer medlemsbrevet gratis. Spørsmålet er godt, men feil formulert. Gratisnivåer finnes hos fem av sju, og de skiller seg tifold fra hverandre – ikke i pris, men i hvor de tar slutt.

Kort svar

• Holder lengst gratis

  EmailOctopus

  2 500 medlemmer og 10 000 meldinger i måneden uten å betale noe – hele listen får brevet på én gang.

  Start gratis – 2 500 abonnenter (annonselenke)

• Når brev sendes ofte

  Systeme.io

  2 000 kontakter og ubegrenset utsending på gratisnivået: ukebrevet bruker ingen kvote.

  Start gratis – 2 000 kontakter (annonselenke)

• Når medlemmene er mange, men brevet sjeldent

  Brevo

  Gratisnivået begrenser ikke listens størrelse i det hele tatt, men du kan sende 300 meldinger i døgnet.

  Start gratis – 300 meldinger/dag

Holder gratisnivået – regnet ut etter medlemstall

Gratisnivået begrenser fra to kanter: hvor mange adresser listen kan ha, og hvor mange meldinger som kan sendes fra den. For en forening er det siste ofte mest avgjørende, fordi medlemsbrevet går til hele listen på én gang. Under står fire vanlige medlemstall og ett månedsbrev.

← sveip →

Gratisnivåenes grenser og priser lest fra tjenestenes egne prislister (EmailOctopus, Systeme.io, Brevo, MailerLite) 3.9.2026, uten merverdiavgift. Forutsetningen er ett brev i måneden til hele listen. «Ikke i én sending» betyr at Brevos døgngrense på 300 meldinger fordeler kampanjen over flere dager. Systeme.io fakturerer i dollar, så tallet kan ikke regnes i samme kolonne som europrisene. Mailchimp og GetResponse er ikke med i tabellen: Mailchimps gratisnivå er 250 kontakter og 500 meldinger i måneden, GetResponse har ikke gratisnivå i det hele tatt.

Tre konklusjoner følger av tabellen. En forening med under 2 500 medlemmer trenger ikke betalt nivå i det hele tatt hvis verktøyet er EmailOctopus. MailerLites og Mailchimps grenser på 250 kontakter holder bare til styrets interne informasjon, ikke til medlemsbrevet. Og Brevos gratisnivå er bygd motsatt vei: det begrenser ikke listens størrelse i det hele tatt, men en kampanje til hele listen får ikke plass innenfor døgngrensen.

Alle sju side om side

Prisene er de billigste betalte nivåene ved tre listestørrelser, lest fra prislistene 3.9.2026 uten merverdiavgift.

← sveip →

Priser uten mva., ved månedlig fakturering hvis ikke annet er oppgitt.(annonselenke) = reklamelenke

• Prisen er månedsprisen for det billigste betalte nivået ved den listestørrelsen. Kolonnen Gratisnivå viser når man slipper å betale.
• EmailOctopus og ActiveCampaign: prislisten oppgir bare månedsprisen ved årlig fakturering. Månedlig fakturering koster mer.
• GetResponse og ActiveCampaign: minste liste som selges er 1 000 kontakter, så kolonnen for 500 kontakter viser den prisen.

Utsendingstakten avgjør hvis du informerer ofte

Månedsbrevet er foreningens vanligste rytme, men ikke den eneste. Går infoen ut ukentlig, eller er det mange arrangementer, stiger utsendingsvolumet raskt – og da endrer rekkefølgen mellom gratisnivåene seg.

EmailOctopus' gratisnivå har en kvote på 10 000 meldinger i måneden, som holder til 2 500 medlemmer fire ganger i måneden eller 800 medlemmer tolv ganger. På Systeme.ios gratisnivå begrenses ikke utsendingsvolumet i det hele tatt, så for et lite medlemstall er det i praksis ubegrenset – til gjengjeld rommer listen 2 000 kontakter, og funksjonene er smale: tre salgstrakter, én automatiseringsregel og ett nettkurs.

De fem gratisnivåenes reelle grenser og hvor de tar slutt: gratis e-postmarkedsføring.

Hvem hva passer for

• Under 2 500 medlemmer, brev én gang i måneden → EmailOctopus: gratisnivået dekker både listen og utsendingsvolumet. Prøv gratis (annonselenke)
• Lite medlemstall, info hver uke → Systeme.io: gratisnivået har ingen utsendingsgrense i det hele tatt. Prøv gratis (annonselenke)
• Stort medlemsregister, brev et par ganger i året → Brevo: listens størrelse begrenser ikke på gratisnivået, og det betalte nivået er blant de billigste. Prøv gratis
• Over 2 500 medlemmer og nullbudsjettet tok slutt → EmailOctopus: billigste betalte nivå: 5 000 abonnenter for 26 € i måneden. Prøv gratis (annonselenke)
• Medlemsregisteret må ikke forlate EU → MailerLite: avtaleparten for EØS-kunder er irske MailerLite Limited, og datasenteret ligger i EU. Prøv gratis

Medlemsregisteret er et personregister

Foreningens medlemsliste er personopplysninger, og når den legges inn i et e-postverktøy, blir verktøyet databehandler. I praksis betyr det to ting: databehandleren føres opp ved navn i den egne personvernerklæringen, og hvis dataene overføres ut av EU, føres overføringsgrunnlaget også opp.

Her er sammenligningen enkel for en forening. Fem av sju lagrer dataene i EU: Brevo (Frankrike), GetResponse (Polen), Systeme.io (irske ITACWT Limited), MailerLite (irske MailerLite Limited for EØS-kunder) og EmailOctopus (britisk selskap, listene i AWS sitt datasenter i Irland). Utenfor står Mailchimp og ActiveCampaign. Opplysningene er lest fra tjenestenes egne personvernerklæringer 3.9.2026.

Grensen mellom medlemsinformasjon og direktemarkedsføring trekker foreningen selv ut fra innholdet i meldingen. Inneholder brevet markedsføring, gjelder de samme reglene som ellers: samtykket må kunne dokumenteres, og avmeldingslenke må finnes i hver melding. Reglene med kilder: e-postmarkedsføring og GDPR.

Én liste og tagger, ikke flere lister

En forening har typisk flere grupper: medlemmer, styret, frivillige, påmeldte til arrangementer. Fristelsen er å lage egne lister av dem, og det er nesten alltid en dyr løsning.

Grunnen er telleregelen. Ifølge EmailOctopus' egen hjelpeside telles samme adresse for hver liste den står på: et medlem på seks lister er seks kontakter, og da er gratisnivået på 2 500 abonnenter fullt allerede ved rundt 420 personer. Samme felle finnes hos GetResponse. Løsningen er én liste og gruppering med tagger, så holder gratisnivået mange ganger lenger.

Den andre regelen er verdt å kjenne med tanke på opprydding: hos EmailOctopus og MailerLite teller avmeldte ikke mot grensen i det hele tatt, så listen renser seg selv i telleren. Reglene for alle sju: slik telles kontaktene. Hjelpesidene lest 5.9.2026.

Foreningens eget krav: verktøyet skifter bruker

I en forening skifter den som informerer, ofte i takt med årsmøtet. Det er et krav bedrifter ikke har, og det bør tas hensyn til i valget på tre måter.

• Kontoen på foreningens adresse, ikke en persons. Ellers følger verktøyet med når vervet skifter.
• Eget domene som avsender. Det trengs uansett: avsenderautentisering krever tilgang til domenets DNS-oppføringer, og en adresse hos en gratis e-posttjeneste kan ikke autentiseres. Hva Gmail og Yahoo krever av avsenderen.
• Det enkleste verktøyet som holder. Neste informasjonsansvarlig setter seg inn i det som finnes, og hver ubrukt funksjon er et hinder for vedkommende, ikke en fordel.

Hva vi ikke har sjekket

Denne siden bygger på det som kan leses i tjenestenes egne prislister, hjelpesider og personvernerklæringer. Vi har ikke tatt verktøyene i bruk og vurderer derfor ikke hvor oversiktlige grensesnittene er, hvor godt editorene fungerer eller hvor raskt supporten svarer – det ville vært måleresultater, og det finnes ingen måling. Slik sammenligner vi.

For en forening er dette i praksis gode nyheter: siden begge alternativene som passer dette behovet er gratis, kan valget gjøres ved å prøve begge med ett ekte brev, uten at noe står på spill.