E-Mail-Tool für Vereine – was kostenlos reicht und bis wohin

Ein Verein wählt sein E-Mail-Tool fast immer nach demselben Kriterium: Was erledigt den Mitgliederbrief kostenlos. Die Frage ist gut, aber falsch gestellt. Kostenlose Versionen gibt es bei fünf von sieben, und sie unterscheiden sich um das Zehnfache – nicht im Preis, sondern darin, wo sie enden.

Kurze Antwort

• Reicht am längsten kostenlos

  EmailOctopus

  2 500 Mitglieder und 10 000 Nachrichten im Monat, ohne etwas zu zahlen – die ganze Liste bekommt den Brief auf einmal.

  Kostenlos starten – 2 500 Abonnenten (Werbung)

• Wenn oft Briefe rausgehen

  Systeme.io

  2 000 Kontakte und unbegrenzter Versand in der kostenlosen Version: Der Wochenbrief verbraucht kein Kontingent.

  Kostenlos starten – 2 000 Kontakte (Werbung)

• Wenn die Mitglieder viele sind, der Brief aber selten

  Brevo

  Die kostenlose Version begrenzt die Listengröße überhaupt nicht, erlaubt aber 300 Nachrichten am Tag.

  Kostenlos starten – 300 Nachrichten/Tag

Reicht die kostenlose Version – nach Mitgliederzahl gerechnet

Die kostenlose Version begrenzt von zwei Seiten: wie viele Adressen die Liste haben darf und wie viele Nachrichten daraus verschickt werden dürfen. Für einen Verein ist Letzteres oft entscheidender, weil der Mitgliederbrief auf einmal an die ganze Liste geht. Unten vier übliche Mitgliederzahlen und ein Monatsbrief.

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Grenzen der kostenlosen Versionen und Preise gelesen aus den Preislisten der Anbieter (EmailOctopus, Systeme.io, Brevo, MailerLite) am 3.9.2026, ohne Mehrwertsteuer. Annahme ist ein Brief im Monat an die ganze Liste. „Nicht auf einmal“ bedeutet, dass das Tageslimit von 300 Nachrichten in der kostenlosen Version von Brevo die Kampagne auf mehrere Tage verteilt. Systeme.io rechnet in Dollar ab, seine Zahl kann also nicht in derselben Spalte wie die Europreise gerechnet werden. Mailchimp und GetResponse sind nicht in der Tabelle: Die kostenlose Version von Mailchimp umfasst 250 Kontakte und 500 Nachrichten im Monat, GetResponse hat gar keine kostenlose Version.

Aus der Tabelle folgen drei Schlüsse. Ein Verein mit unter 2 500 Mitgliedern braucht gar keine Bezahlstufe, wenn das Tool EmailOctopus ist. Die Grenzen von MailerLite und Mailchimp bei 250 Kontakten reichen nur noch für die interne Information des Vorstands, nicht für den Mitgliederbrief. Und die kostenlose Version von Brevo ist andersherum gebaut: Sie begrenzt die Listengröße überhaupt nicht, aber eine Kampagne an die ganze Liste passt nicht ins Tageslimit.

Alle sieben nebeneinander

Die Preise sind die günstigsten Bezahlstufen bei drei Listengrößen, am 3.9.2026 aus den Preislisten gelesen, ohne Mehrwertsteuer.

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Preise ohne MwSt., bei monatlicher Abrechnung, sofern nicht anders angegeben.(Werbung) = Werbelink

• Der Preis ist der Monatspreis der günstigsten kostenpflichtigen Stufe bei dieser Listengröße. Die Spalte Kostenlose Version zeigt, wann nichts zu zahlen ist.
• EmailOctopus und ActiveCampaign: Die Preisliste nennt nur den Monatspreis bei jährlicher Abrechnung. Monatliche Abrechnung kostet mehr.
• GetResponse und ActiveCampaign: Die kleinste verkaufte Liste umfasst 1 000 Kontakte, deshalb steht in der Spalte für 500 Kontakte dieser Preis.

Die Versandfrequenz entscheidet, wenn Sie oft informieren

Der Monatsbrief ist der übliche Rhythmus eines Vereins, aber nicht der einzige. Geht die Info wöchentlich raus oder gibt es viele Veranstaltungen, steigt das Versandvolumen schnell – und dann ändert sich die Reihenfolge der kostenlosen Versionen.

Die kostenlose Version von EmailOctopus hat ein Kontingent von 10 000 Nachrichten im Monat, was für 2 500 Mitglieder viermal im Monat oder 800 Mitglieder zwölfmal reicht. In der kostenlosen Version von Systeme.io wird das Versandvolumen gar nicht begrenzt, für eine kleine Mitgliederzahl ist sie also praktisch unbegrenzt – dafür passen 2 000 Kontakte in die Liste, und die Funktionen sind schmal: drei Verkaufsfunnels, eine Automatisierungsregel und ein Onlinekurs.

Die tatsächlichen Grenzen der fünf kostenlosen Versionen und wo sie enden: kostenloses E-Mail-Marketing.

Für wen was passt

• Unter 2 500 Mitglieder, Brief einmal im Monat → EmailOctopus: die kostenlose Version deckt Liste und Versandvolumen ab. Kostenlos testen (Werbung)
• Kleine Mitgliederzahl, Infos jede Woche → Systeme.io: die kostenlose Version hat überhaupt kein Versandlimit. Kostenlos testen (Werbung)
• Großes Mitgliederverzeichnis, Brief ein paarmal im Jahr → Brevo: die Listengröße ist in der kostenlosen Version nicht begrenzt, und die Bezahlstufe gehört zu den günstigsten. Kostenlos testen
• Über 2 500 Mitglieder und das Nullbudget ist aufgebraucht → EmailOctopus: günstigste Bezahlstufe: 5 000 Abonnenten für 26 € im Monat. Kostenlos testen (Werbung)
• Das Mitgliederverzeichnis darf die EU nicht verlassen → MailerLite: Vertragspartner für EWR-Kunden ist die irische MailerLite Limited, das Rechenzentrum steht in der EU. Kostenlos testen

Das Mitgliederverzeichnis ist eine Datei mit personenbezogenen Daten

Die Mitgliederliste eines Vereins sind personenbezogene Daten, und wenn sie in ein E-Mail-Tool übertragen wird, wird das Tool zum Auftragsverarbeiter. Praktisch bedeutet das zwei Dinge: Der Auftragsverarbeiter wird namentlich in die eigene Datenschutzerklärung eingetragen, und wenn die Daten aus der EU übermittelt werden, wird auch die Übermittlungsgrundlage eingetragen.

Hier ist der Vergleich für einen Verein einfach. Fünf von sieben speichern die Daten in der EU: Brevo (Frankreich), GetResponse (Polen), Systeme.io (irische ITACWT Limited), MailerLite (irische MailerLite Limited für EWR-Kunden) und EmailOctopus (britisches Unternehmen, Listen im AWS-Rechenzentrum in Irland). Außerhalb bleiben Mailchimp und ActiveCampaign. Die Angaben wurden am 3.9.2026 aus den Datenschutzerklärungen der Anbieter gelesen.

Die Grenze zwischen Mitgliederinformation und Direktwerbung zieht der Verein selbst anhand des Inhalts der Nachricht. Enthält der Brief Werbung, gelten dieselben Regeln wie sonst: Die Einwilligung muss nachweisbar sein, und in jeder Nachricht muss ein Abmeldelink stehen. Die Regeln mit Quellen: E-Mail-Marketing und DSGVO.

Eine Liste und Tags, nicht mehrere Listen

Ein Verein hat typischerweise mehrere Gruppen: Mitglieder, Vorstand, Ehrenamtliche, Angemeldete zu Veranstaltungen. Die Versuchung ist, daraus getrennte Listen zu machen, und das ist fast immer eine teure Lösung.

Der Grund ist die Zählregel. Laut der eigenen Hilfeseite von EmailOctopus wird dieselbe Adresse für jede Liste einzeln gezählt: Ein Mitglied auf sechs Listen ist sechs Kontakte, und dann ist die kostenlose Version mit 2 500 Abonnenten schon bei rund 420 Personen voll. Dieselbe Falle gibt es bei GetResponse. Die Lösung ist eine Liste und Gruppierung über Tags, dann trägt die kostenlose Version um ein Vielfaches länger.

Die zweite Regel lohnt sich mit Blick auf die Bereinigung zu kennen: Bei EmailOctopus und MailerLite zählen Abgemeldete gar nicht zum Limit, die Liste bereinigt sich im Zähler also von selbst. Die Regeln aller sieben: so werden Kontakte gezählt. Hilfeseiten gelesen am 5.9.2026.

Die eigene Anforderung des Vereins: Das Tool wechselt den Nutzer

Im Verein wechselt die Person, die informiert, oft im Takt der Mitgliederversammlung. Das ist eine Anforderung, die es im Unternehmen nicht gibt, und sie sollte bei der Wahl auf drei Arten berücksichtigt werden.

• Das Konto auf die Vereinsadresse, nicht auf eine Person. Sonst wandert das Tool mit, wenn das Amt wechselt.
• Eine eigene Domain als Absender. Die braucht es ohnehin: Die Absenderauthentifizierung verlangt Zugriff auf die DNS-Einträge der Domain, und eine Adresse bei einem kostenlosen E-Mail-Dienst lässt sich nicht authentifizieren. Was Gmail und Yahoo vom Absender verlangen.
• Das einfachste Tool, das reicht. Die nächste Person arbeitet sich in das ein, was da ist, und jede ungenutzte Funktion ist für sie ein Hindernis, kein Nutzen.

Was wir nicht geprüft haben

Diese Seite beruht auf dem, was sich in den Preislisten, Hilfeseiten und Datenschutzerklärungen der Anbieter nachlesen lässt. Wir haben die Tools nicht in Betrieb genommen und bewerten deshalb nicht die Klarheit der Oberflächen, die Funktion der Editoren oder die Antwortzeit des Supports – das wären Messergebnisse, und eine Messung gibt es nicht. So vergleichen wir.

Für einen Verein ist das praktisch eine gute Nachricht: Weil beide für diesen Bedarf passenden Optionen kostenlos sind, lässt sich die Wahl treffen, indem man beide mit einem echten Brief ausprobiert, ohne dass etwas auf dem Spiel steht.