Miksi uutiskirje menee roskapostiin — syyt ja korjaukset lähettäjälle
Googlen ja Yahoon lähettäjäohjeet nimeävät syyt, jotka lähettäjä voi itse korjata: todentamaton verkkotunnus, gmail.com-lähettäjä, liian moni roskapostimerkintä, hankala peruutus ja huono lista. Tässä jokainen syy ohjeiden omin sanoin, korjaus sille ja tapa nähdä tilanne itse Google Postmaster Toolsista.
Kun uutiskirje alkaa päätyä roskapostiin, ensimmäinen ajatus on usein viestin sanamuoto. Googlen lähettäjäohje puhuu kuitenkin ennen kaikkea lähettäjästä: onko viesti todennettu, kuka sen lähetti ja merkitsevätkö vastaanottajat sen roskapostiksi. Tämä sivu käy läpi syyt siinä järjestyksessä, jossa ne kannattaa tarkistaa, ja jokainen väite on luettu Googlen, Yahoon tai sähköpostityökalun omasta ohjeesta.
Lyhyt vastaus: tarkistuslista
Käy nämä läpi ennen kuin muutat viestin sisältöä:
- Verkkotunnus todennettu työkalun antamilla SPF- ja DKIM-tietueilla.
- Lähettäjänä oma verkkotunnus, ei gmail.com tai muu ilmainen osoite.
- Roskapostiaste alle 0,1 % Google Postmaster Toolsissa.
- Peruutuslinkki näkyvissä jokaisessa viestissä, ja peruutus käsitellään viimeistään kahdessa päivässä.
- Lista kerätty itse: ei ostettuja osoitteita, palautuvat poistettu, passiiviset karsittu.
- Lähettäjänimi ja otsikko kertovat totuuden siitä, kuka lähettää ja mitä viestissä on.
Todentamaton verkkotunnus
Ensimmäinen tarkistettava on todennus. Googlen lähettäjäohjeen mukaan viestit, joita ei ole todennettu, voidaan merkitä roskapostiksi tai hylätä virheellä 5.7.26. Jokaiselta Gmail-tileille lähettävältä vaaditaan vähintään SPF tai DKIM, ja sähköpostityökalun käyttäjää ohje neuvoo varmistamaan, että palvelu todentaa verkkotunnuksen viestit SPF:llä ja DKIM:llä. Käytännössä tämä tarkoittaa työkalun antamia DNS-tietueita, jotka lisätään verkkotunnuksen asetuksiin kerran. Google suosittaa lisäämään samalla myös DMARC-tietueen.
Lähettäjänä gmail.com-osoite
Jos lähetät uutiskirjeen samasta gmail.com-osoitteesta, jolla hoidat muunkin postin, sähköpostityökalun kautta se ei toimi. Googlen lähettäjäohje kieltää esiintymästä Gmailin nimissä From-otsikossa ja kertoo Gmailin ottavan näihin viesteihin käyttöön DMARC-karanteenin. MailerLiten ohjeen mukaan ilmaisen sähköpostipalvelun verkkotunnusta ei myöskään voi todentaa, koska sen DNS-tietueisiin ei ole pääsyä. Korjaus on oma verkkotunnus, esimerkiksi uutiset@yritys.fi. Sen merkitystä ilmaistasoilla käsittelee ilmaisen sähköpostimarkkinoinnin vertailu.
Liian moni vastaanottaja merkitsee viestin roskapostiksi
Kun todennus on kunnossa, tärkein yksittäinen luku on roskapostiaste. Googlen lähettäjäohje käskee pitämään Postmaster Toolsin näyttämän asteen alle 0,10 prosentin ja välttämään sitä, että se nousee koskaan 0,30 prosenttiin tai sen yli. Jos saapuneisiin päätyy 1 000 viestiä, 0,3 % on kolme roskapostimerkintää. Yahoon lähettäjäohjeen raja on sama 0,3 %.
Merkinnät kasautuvat. Googlen mukaan, jos verkkotunnuksen viestejä merkitään usein roskapostiksi, myös tulevat viestit merkitään todennäköisemmin roskapostiksi, ja ajan mittaan merkinnät heikentävät verkkotunnuksen mainetta. Korjaus ei myöskään näy heti: ohjeen mukaan roskapostiasteen paraneminen voi näkyä luokittelussa vasta ajan kuluttua.
Peruutus on hankala tai puuttuu
Peruutus ja roskapostiaste liittyvät toisiinsa: Postmaster Toolsin ohjeen mukaan yhden klikin peruutuksen tila voi näyttää korjattavalta, jos vastaanottajat merkitsevät roskapostiksi paljon viestejä, joista yhden klikin peruutus puuttuu. Google neuvoo antamaan aina helpon tavan peruuttaa tilaus ja sanoo, että poistumisen salliminen voi parantaa avaus- ja klikkausprosentteja. Yli 5 000 viestiä päivässä Gmail-tileille lähettävältä vaaditaan lisäksi yhden klikin peruutus. Saman ohjeen mukaan kohta merkitään korjattavaksi myös, jos peruutuksia ei käsitellä 48 tunnin kuluessa, ja Yahoon ohjeessa määräaika on kaksi päivää. Peruutuksen tietosuojapuolta käsittelee sähköpostimarkkinoinnin GDPR-opas.
Listan laatu: ostetut, palautuvat ja passiiviset osoitteet
Googlen lähettäjäohjeen mukaan viestejä kannattaa lähettää vain niille, jotka haluavat niitä, koska he merkitsevät niitä harvemmin roskapostiksi. Ohje nimeää listasta kolme korjattavaa asiaa.
Ostetut osoitteet
Google sanoo suoraan: älä osta sähköpostiosoitteita muilta yrityksiltä. Ohjeen mukaan ihmiset, jotka eivät ole tilanneet viestejä, voivat merkitä ne roskapostiksi, ja heille lähetetyt tulevat viestit merkitään roskapostiksi. Kaikki alla olevan taulukon työkalut kieltävät ostetut listat myös omissa ehdoissaan tai ohjeissaan.
Palautuvat osoitteet
Google neuvoo poistamaan automaattisesti vastaanottajat, joiden viestit palautuvat toistuvasti. Jos palautuksia alkaa tulla paljon, ohje käskee pienentämään lähetysmäärää, kunnes virheet vähenevät, ja kasvattamaan sitä sitten hitaasti. Sama koskee vanhaa listaa, jolle ei ole lähetetty pitkään aikaan: Googlen mukaan äkillinen lähetysmäärän kaksinkertaistaminen voi johtaa lähetysnopeuden rajoittamiseen tai maineen laskuun.
Passiiviset tilaajat
Googlen ohje suosittaa lähettämään ajoittain viestin, jolla tilaaja vahvistaa haluavansa pysyä listalla, ja harkitsemaan niiden poistamista, jotka eivät avaa tai lue viestejä. Avausprosenttiin ei kuitenkaan kannata tuijottaa: Google ei seuraa avausprosentteja, eikä sen mukaan matala avausprosentti välttämättä kerro toimitettavuus- tai roskapostiongelmasta.
Harhaanjohtava lähettäjänimi tai otsikko
Viestin sisällöstä Googlen lähettäjäohje puhuu ennen kaikkea harhaanjohtamisesta. Otsikkoa ei saa aloittaa ”Re:” tai ”Fwd:”, ellei viesti ole oikea vastaus tai välitys, sisältöä ei saa piilottaa HTML:llä ja CSS:llä, ja lähettäjänimen on kerrottava lähettäjä eikä viestin aihetta. Ohje antaa huonoina esimerkkeinä nimiä kuten ”URGENT REQUEST” ja ”Last Chance”. Samaa tyyppiä olevat viestit kannattaa lähettää samasta osoitteesta, esimerkiksi uutiskirjeet aina uutiset@-osoitteesta.
Mitä sähköpostityökalu tekee puolestasi
Osa listan hoidosta tapahtuu työkalussa automaattisesti, osa jää sinulle. Alla oleva taulukko on luettu kunkin työkalun omasta ohjeesta, ja jokainen solu linkittää ohjesivuun, josta tieto on peräisin.
| Ohjelmisto | Palautus ja valitus poistavat automaattisesti | Sisäänrakennettu listanpuhdistus | Toimitettavuusmittari sovelluksessa | Ostetut listat kielletty |
|---|---|---|---|---|
| Systeme.io | Kyllä | Ei | — | Kyllä |
| EmailOctopus | Kyllä | Ei | — | Kyllä |
| Brevo | Kyllä | Ei | Kyllä | Kyllä |
| MailerLite | Kyllä | Kyllä | — | Kyllä |
| Mailchimp | Kyllä | Kyllä | — | Kyllä |
| GetResponse | Kyllä | Kyllä | — | Kyllä |
| ActiveCampaign | Kyllä | Kyllä | Ei | Kyllä |
← pyyhkäise →
Kyllä = ohje kuvaa ominaisuuden. Ei = ohje sanoo, ettei sitä ole, tai ohjaa ulkoiseen työkaluun. — = ei löytynyt ohjeesta; se ei tarkoita, ettei ominaisuutta ole.
Kova palautus ja roskapostivalitus poistavat vastaanottajan lähetyksistä automaattisesti kaikissa taulukon työkaluissa, joten palautuksia ei tarvitse siivota käsin. Passiivisten karsinnassa on eroja. MailerLitessä on oma välilehti passiivisten siivoukseen, ActiveCampaignin Engagement Management -työkalu poistaa passiivisten tilauksen, ja Mailchimpin Omnivore tarkistaa tuonnit ja lähetykset riskiosoitteiden varalta. Brevon ohje neuvoo segmentoimaan passiiviset ja estämään ne käsin. Toimitettavuusmittari sovelluksessa on ohjeiden mukaan esimerkiksi Brevossa. Kahden suositun työkalun eroja muuten vertaa MailerLite vs Brevo.
Miten tilanteen näkee: Google Postmaster Tools
Arvaamisen sijaan tilanteen näkee Googlen omasta työkalusta. Postmaster Toolsin käyttöönotto-ohjeen mukaan lisäät lähettävän verkkotunnuksen, eli DKIM- tai SPF-verkkotunnuksen, ja vahvistat sen kopioimalla TXT- tai CNAME-tietueen DNS-asetuksiin. Tiedot koskevat vain viestejä henkilökohtaisille Gmail-tileille.
Näkymien ohje kertoo, mitä sieltä kannattaa katsoa:
- Roskapostiaste näyttää, kuinka suuren osan saapuneeseen kansioon toimitetuista viesteistä vastaanottajat merkitsivät roskapostiksi. Luku lasketaan DKIM-todennetuista viesteistä.
- Vaatimustenmukaisuus (Compliance status) kertoo, täyttääkö lähetys Googlen vaatimukset, kuten todennuksen ja roskapostiasteen.
- Todennus ja toimitusvirheet näyttävät, kuinka suuri osa viesteistä läpäisee SPF:n, DKIM:n ja DMARCin ja kuinka suuri osa hylätään tai viivästyy.
Kaksi varausta pienelle lähettäjälle. Ohjeen mukaan tietoja ei välttämättä näytetä kaikilta päiviltä, kun lähetysmäärä on pieni, ja ne päivittyvät yleensä 24 tunnin kuluessa. Lisäksi matala roskapostiaste voi olla harhaanjohtava: jos Gmail ohjaa jo valmiiksi suuren osan viesteistä roskapostiin, luku näyttää pieneltä, koska harva viesti päätyy saapuneisiin merkittäväksi.
Mitä tehdä nyt
- Todenna verkkotunnus työkalun ohjeen mukaan ja vaihda lähettäjäksi oma verkkotunnus, jos lähetät gmail.com-osoitteesta.
- Ota Postmaster Tools käyttöön samalla DNS-käynnillä ja katso roskapostiaste viikon päästä.
- Tarkista peruutuslinkki itse rakennetuista pohjista.
- Siivoa lista: poista ostetut ja passiiviset osoitteet, ja lähetä vanhalle listalle ensin pienempi erä.
Jos harkitset työkalun vaihtoa, sähköpostimarkkinointiohjelmien päävertailu näyttää hinnat kolmella listakoolla. Googlen mukaan työkalu ei kuitenkaan yksin ratkaise asiaa: Google ei hyväksy sähköpostipalveluiden sallittujen lähettäjien listapyyntöjä eikä voi taata, että palvelun kautta lähetetyt viestit läpäisevät Gmailin roskapostisuodattimet.