E-Mail-Tool für Berater – Funnels und Kurse oder nur ein Newsletter?

Solo-Selbstständigen werden E-Mail-Tools mit zwei verschiedenen Versprechen verkauft: Einfachheit und Alles-in-einem-Paket. Beides kann richtig sein, aber nicht für dieselbe Person. Die Wahl entscheidet sich an einer Frage, die Sie beantworten sollten, bevor Sie auf einen einzigen Preis schauen.

Kurze Antwort

• Wenn Sie Expertenarbeit verkaufen

  EmailOctopus

  2 500 Abonnenten kostenlos und danach 16 €/Monat – Newsletter und Formular, sonst nichts.

  Kostenlos starten – 2 500 Abonnenten (Werbung)

• Wenn Sie Kurse oder Coaching verkaufen

  Systeme.io

  Funnels, Kursplattform und Zahlungsabwicklung im selben Preis, die kostenlose Version fasst 2 000 Kontakte.

  Kostenlos starten – 2 000 Kontakte (Werbung)

• Wenn Leads bewertet werden müssen

  ActiveCampaign

  15 €/Monat bei 1 000 Kontakten; bedingte Inhalte erfordern die Plus-Stufe, also 49 €/Monat.

  14 Tage ohne Karte testen

Eine Frage: Verkaufen Sie Ihre Zeit oder ein Produkt

Dieser Unterschied entscheidet über das Tool, weil er entscheidet, was die E-Mail leisten muss.

• Sie verkaufen Ihre Zeit – Beratung, Schulung, Gestaltung auf Stunden- oder Projektbasis. Der Abschluss entsteht im Gespräch, und die Aufgabe der E-Mail ist, Sie bis dahin in Erinnerung zu halten. Sie brauchen einen Newsletter, ein Formular und eine Landingpage. Die sind bei fast jedem Tool im Preis enthalten, auch in den kostenlosen Versionen.
• Sie verkaufen ein Produkt – Onlinekurs, Coaching-Programm, Vorlagen. Der Abschluss kann ohne Sie entstehen, und dann ist die Aufgabe der E-Mail, den Leser bis zum Kauf zu führen. Sie brauchen einen Funnel, Zahlungsabwicklung und eine Plattform, die das Produkt ausliefert. Die gehören nicht zu einem Newsletter-Tool.

Die meisten Solo-Selbstständigen gehören zur ersten Gruppe und kaufen das Tool der zweiten, weil es härter beworben wird. Daraus entsteht eine Monatsgebühr für Funktionen, die nie geöffnet werden.

Alle sieben nebeneinander

Die Preise sind die günstigsten Bezahlstufen bei drei Listengrößen, am 3.9.2026 aus den Preislisten der Anbieter gelesen, ohne Mehrwertsteuer. Unsere Empfehlung gilt der ersten Gruppe, also dem Verkauf von Expertenarbeit – das ist unter Solo-Selbstständigen der häufigste Fall.

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Preise ohne MwSt., bei monatlicher Abrechnung, sofern nicht anders angegeben.(Werbung) = Werbelink

• Der Preis ist der Monatspreis der günstigsten kostenpflichtigen Stufe bei dieser Listengröße. Die Spalte Kostenlose Version zeigt, wann nichts zu zahlen ist.
• EmailOctopus und ActiveCampaign: Die Preisliste nennt nur den Monatspreis bei jährlicher Abrechnung. Monatliche Abrechnung kostet mehr.
• ActiveCampaign und GetResponse: Die kleinste verkaufte Liste umfasst 1 000 Kontakte, deshalb steht in der Spalte für 500 Kontakte dieser Preis.

Wenn ein Newsletter reicht

Die Liste eines Experten ist typischerweise klein und wächst langsam: ein paar hundert Namen im Jahr. Mit diesem Profil sind zwei Optionen auf Jahre hinaus kostenlos. In die kostenlose Version von EmailOctopus passen 2 500 Abonnenten und 10 000 Nachrichten im Monat, in die von Systeme.io 2 000 Kontakte ohne Versandlimit.

Wenn die kostenlose Version endet, ist der Preisunterschied klein: EmailOctopus 16 €, Brevo 21 €, MailerLite 29 € im Monat bei 2 500 Abonnenten. Alle drei haben Formulare, MailerLite und Systeme.io auch Landingpages. Die beiden günstigsten im direkten Vergleich: Brevo vs EmailOctopus.

Eines unterscheidet sie dennoch, und das sollte man wissen: Die Hilfeseiten von EmailOctopus und Systeme.io bieten keine Listenbereinigung in der App, während MailerLites „Clean up inactive“ die Inaktiven in einer einzigen Ansicht entfernt. Wenn der Newsletter Ihr wichtigster Verkaufskanal ist und die Liste lebt, ist das ein Grund, 13 Euro mehr im Monat zu zahlen.

Wenn Sie Kurse oder Coaching verkaufen

Dann brauchen Sie drei Dinge, von denen ein Newsletter-Tool eines leistet: die Liste, die Landingpage und die Zahlungsabwicklung. In unserem Vergleich macht Systeme.io das am günstigsten: Verkaufsfunnels, Onlinekurse und Bestellverwaltung gehören zum selben Preis, und die Zahl der Kurse ist in der Preisliste eine eigene Zeile. Die andere Option ist die Creator-Stufe von GetResponse, die bei tausend Kontakten ab 62 € im Monat beginnt.

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Gelesen aus der Preisliste von Systeme.io am 3.9.2026. Die Abrechnung erfolgt in Dollar, der Wechselkurs kommt also auf die Rechnung obendrauf, und die Zahlen lassen sich nicht direkt mit Europreisen vergleichen. Bei jährlicher Abrechnung sind zwei Monate kostenlos.

Den Vergleichsmaßstab sollte man ausrechnen: Eine separate Kursplattform und ein separates E-Mail-Tool bedeuten zwei Monatsgebühren und eine Integration dazwischen. Im Ein-Personen-Unternehmen ist die Integration die Stelle, die still kaputtgeht – und man merkt es erst, wenn jemand meldet, den gekauften Kurs nicht bekommen zu haben.

Die Kehrseite muss der Ehrlichkeit halber gesagt werden: Es gibt keine unabhängige Messung der Zustellbarkeit von Systeme.io, die Hilfeseiten sagen nicht, welche Kontaktstatus zur Grenze von 2 000 Kontakten zählen, und der Anbieter veröffentlicht keine Liste der Oberflächensprachen, wir können also nicht sagen, ob es eine deutsche Version gibt. Test und Stufentabelle vollständig: Systeme.io.

Automatisierung ist bei kleiner Liste günstig

Das ist die Stelle dieser Seite, die den Erwartungen widerspricht. ActiveCampaign ist bei großer Liste das teuerste Tool in unserem Vergleich – 10 000 Kontakte kosten 149 € im Monat – aber bei 1 000 Kontakten kostet es 15 € im Monat, also weniger als MailerLite bei derselben Listengröße (17 €). Die Zahlen liegen nicht ganz auf einer Linie: Der Preis von ActiveCampaign ist der Monatspreis bei jährlicher Abrechnung, der von MailerLite bei monatlicher, und die Jahresabrechnung von MailerLite ist 10 Prozent günstiger. Der Unterschied schrumpft, kehrt sich aber nicht um.

Für Berater heißt das: Der Einstieg in die Automatisierung ist keine Preisfrage, solange die Liste klein ist – bedingte Inhalte dagegen schon, denn die beginnen auf der Plus-Stufe, also bei 49 € im Monat. Es ist eine Zeitfrage: Die Strecken müssen gebaut und gepflegt werden, und im Ein-Personen-Unternehmen geht diese Zeit von der abrechenbaren Arbeit ab. Wer sie nicht bauen kann, zahlt für eine Funktion, die er nicht öffnet – und das ist der eigene Vorbehalt von ActiveCampaign dazu, für wen es nicht passt.

Für wen was passt

• Sie verkaufen Expertenarbeit auf Stundenbasis → EmailOctopus: Newsletter und Formular reichen, und eine Liste unter 2 500 Abonnenten ist kostenlos. Kostenlos testen (Werbung)
• Sie verkaufen einen Onlinekurs oder ein Coaching-Programm → Systeme.io: Funnel, Kursplattform und Zahlungsabwicklung im selben Konto. Kostenlos testen (Werbung)
• Angebotspipeline und Lead-Scoring → ActiveCampaign: Automatisierung für 15 € im Monat bei tausend Kontakten, bedingte Inhalte auf der Plus-Stufe für 49 €. Kostenlos testen
• Webinare sind Ihr wichtigster Verkaufskanal → GetResponse: das Webinar-Tool ist im Preis enthalten, aber es gibt keine kostenlose Version. Kostenlos testen
• Die Liste ist auf Tausende gewachsen, der Newsletter geht selten raus → Brevo: der Preis folgt dem Versandvolumen, eine große und ruhige Liste ist also günstig. Kostenlos testen

Der Datenstandort ist für Berater ein Verkaufsargument

Wenn Ihre Kunden Unternehmen sind, fragt früher oder später einer von ihnen, wo seine Kontaktdaten liegen. Die Antwort ist kürzer, wenn die Daten die EU nicht verlassen.

Von den verglichenen Anbietern speichern fünf die Daten in der EU: Brevo (Frankreich), GetResponse (Polen), Systeme.io (irische ITACWT Limited), MailerLite (irische MailerLite Limited für EWR-Kunden) und EmailOctopus (britisches Unternehmen, Listen im AWS-Rechenzentrum in Irland). Mailchimp und ActiveCampaign übermitteln Daten aus der EU, dann wird die Übermittlungsgrundlage in die eigene Datenschutzerklärung eingetragen. Die Angaben wurden am 3.9.2026 aus den Datenschutzerklärungen der Anbieter gelesen. Was in die Erklärung gehört: E-Mail-Marketing und DSGVO.

Drei Dinge, die nur das Ein-Personen-Unternehmen betreffen

• Zeit ist teurer als die Lizenz. 13 Euro Unterschied im Monat sind weniger als eine halbe abrechenbare Stunde. Wählen Sie das Tool, mit dem Sie den Newsletter tatsächlich fertigbringen, nicht das mit den meisten Funktionen.
• Eine eigene Domain ist vor dem ersten Newsletter Pflicht. Die Absenderauthentifizierung braucht Zugriff auf die DNS-Einträge der Domain, und eine Adresse bei einem kostenlosen E-Mail-Dienst lässt sich nicht authentifizieren. Was Gmail und Yahoo vom Absender verlangen.
• Eine Liste, nicht mehrere. In vielen Tools wird dieselbe Adresse für jede Liste einzeln gezählt, und dann füllt sich die kostenlose Version um ein Vielfaches schneller. Trennen Sie Leser mit Tags. So werden Kontakte gezählt.

Was wir nicht geprüft haben

Wir haben die Tools nicht in Betrieb genommen, also bewerten wir nicht die Klarheit der Editoren, die Funktion des Funnel-Baukastens oder wie schnell ein Kurs steht. Das wären Messergebnisse, und eine Messung gibt es nicht. Alles auf dieser Seite wurde aus den Preislisten, der Dokumentation und den Datenschutzerklärungen der Anbieter gelesen und datiert. So vergleichen wir.