E-postverktyg för föreningar – vad som räcker gratis och hur långt

En förening väljer e-postverktyg nästan alltid efter samma kriterium: vad som sköter medlemsbrevet gratis. Frågan är bra men fel formulerad. Gratisnivåer finns hos fem av sju, och de skiljer sig tiofalt från varandra – inte i pris utan i var de tar slut.

Kort svar

• Räcker längst gratis

  EmailOctopus

  2 500 medlemmar och 10 000 meddelanden i månaden utan att betala något – hela listan får brevet på en gång.

  Börja gratis – 2 500 prenumeranter (reklamlänk)

• När brev skickas ofta

  Systeme.io

  2 000 kontakter och obegränsat antal utskick på gratisnivån: veckobrevet förbrukar ingen kvot.

  Börja gratis – 2 000 kontakter (reklamlänk)

• När medlemmarna är många men brevet sällsynt

  Brevo

  Gratisnivån begränsar inte listans storlek alls, men du får skicka 300 meddelanden per dygn.

  Börja gratis – 300 meddelanden/dag

Räcker gratisnivån – uträknat efter medlemsantal

Gratisnivån begränsar från två håll: hur många adresser listan får ha och hur många meddelanden som får skickas från den. För en förening är det senare ofta mer avgörande, eftersom medlemsbrevet går till hela listan på en gång. Nedan fyra vanliga medlemsantal och ett månadsbrev.

← svep →

Gratisnivåernas gränser och priser lästa från tjänsternas egna prislistor (EmailOctopus, Systeme.io, Brevo, MailerLite) 3.9.2026, utan moms. Antagandet är ett brev i månaden till hela listan. ”Inte i ett utskick” betyder att Brevos dygnsgräns på 300 meddelanden delar upp kampanjen på flera dagar. Systeme.io fakturerar i dollar, så dess siffra kan inte räknas i samma kolumn som europriserna. Mailchimp och GetResponse finns inte i tabellen: Mailchimps gratisnivå är 250 kontakter och 500 meddelanden i månaden, GetResponse har ingen gratisnivå alls.

Tre slutsatser följer av tabellen. En förening med under 2 500 medlemmar behöver ingen betald nivå alls om verktyget är EmailOctopus. MailerLites och Mailchimps gränser på 250 kontakter räcker bara till styrelsens interna information, inte till medlemsbrevet. Och Brevos gratisnivå är byggd åt andra hållet: den begränsar inte listans storlek alls, men en kampanj till hela listan ryms inte inom dygnsgränsen.

Alla sju sida vid sida

Priserna är de billigaste betalda nivåerna vid tre liststorlekar, lästa från prislistorna 3.9.2026 utan moms.

← svep →

Priser exklusive moms, vid månadsfakturering om inget annat anges.(reklamlänk) = reklamlänk

• Priset är månadspriset för den billigaste betalda nivån vid den liststorleken. Kolumnen Gratisnivå visar när man slipper betala.
• EmailOctopus och ActiveCampaign: prislistan anger endast månadspriset vid årsfakturering. Månadsfakturering kostar mer.
• GetResponse och ActiveCampaign: minsta lista som säljs är 1 000 kontakter, så kolumnen för 500 kontakter visar det priset.

Utskickstakten avgör om du informerar ofta

Månadsbrevet är föreningens vanligaste rytm, men inte den enda. Om informationen går ut varje vecka eller evenemangen är många stiger utskicksvolymen snabbt – och då ändras ordningen mellan gratisnivåerna.

EmailOctopus gratisnivå har en kvot på 10 000 meddelanden i månaden, vilket räcker för 2 500 medlemmar fyra gånger i månaden eller 800 medlemmar tolv gånger. På Systeme.ios gratisnivå begränsas utskicksvolymen inte alls, så för ett litet medlemsantal är den i praktiken obegränsad – i gengäld rymmer listan 2 000 kontakter och funktionerna är smala: tre säljtrattar, en automationsregel och en onlinekurs.

De fem gratisnivåernas verkliga gränser och var de tar slut: gratis e-postmarknadsföring.

Vem vad passar

• Under 2 500 medlemmar, brev en gång i månaden → EmailOctopus: gratisnivån täcker både listan och utskicksvolymen. Prova gratis (reklamlänk)
• Litet medlemsantal, information varje vecka → Systeme.io: gratisnivån har ingen utskicksgräns alls. Prova gratis (reklamlänk)
• Stort medlemsregister, brev ett par gånger om året → Brevo: listans storlek begränsar inte på gratisnivån, och den betalda nivån är bland de billigaste. Prova gratis
• Över 2 500 medlemmar och nollbudgeten tog slut → EmailOctopus: billigaste betalda nivån: 5 000 prenumeranter för 26 € i månaden. Prova gratis (reklamlänk)
• Medlemsregistret får inte lämna EU → MailerLite: avtalsparten för EES-kunder är irländska MailerLite Limited och datacentret ligger i EU. Prova gratis

Medlemsregistret är ett personregister

Föreningens medlemsförteckning är personuppgifter, och när den förs in i ett e-postverktyg blir verktyget personuppgiftsbiträde. I praktiken betyder det två saker: biträdet förs in med namn i den egna integritetspolicyn, och om datan överförs utanför EU förs överföringsgrunden också in.

Här är jämförelsen enkel för en förening. Fem av sju lagrar datan i EU: Brevo (Frankrike), GetResponse (Polen), Systeme.io (irländska ITACWT Limited), MailerLite (irländska MailerLite Limited för EES-kunder) och EmailOctopus (brittiskt bolag, listorna i AWS datacenter på Irland). Utanför står Mailchimp och ActiveCampaign. Uppgifterna är lästa från tjänsternas egna integritetspolicyer 3.9.2026.

Gränsen mellan medlemsinformation och direktmarknadsföring drar föreningen själv utifrån meddelandets innehåll. Om brevet innehåller marknadsföring gäller samma regler som annars: samtycket måste kunna visas och avprenumerationslänken måste finnas i varje meddelande. Reglerna med källor: e-postmarknadsföring och GDPR.

En lista och taggar, inte flera listor

En förening har typiskt flera grupper: medlemmar, styrelse, volontärer, anmälda till evenemang. Frestelsen är att göra separata listor av dem, och det är nästan alltid en dyr lösning.

Orsaken är räkneregeln. Enligt EmailOctopus egen hjälpsida räknas samma adress för varje lista den finns i: en medlem på sex listor är sex kontakter, och då är gratisnivån på 2 500 prenumeranter full redan vid ungefär 420 personer. Samma fälla finns hos GetResponse. Lösningen är en lista och gruppering med taggar, så räcker gratisnivån många gånger längre.

Den andra regeln är värd att känna till med tanke på rensning: hos EmailOctopus och MailerLite räknas avprenumererade inte alls mot gränsen, så listan rensar sig själv i räknaren. Reglerna för alla sju: så räknas kontakterna. Hjälpsidorna lästa 5.9.2026.

Föreningens eget krav: verktyget byter användare

I en förening byts informatören ut, ofta i takt med årsmötet. Det är ett krav som företag inte har, och det bör beaktas i valet på tre sätt.

• Kontot på föreningens adress, inte en persons. Annars följer verktyget med när uppdraget byter innehavare.
• Egen domän som avsändare. Den behövs i alla fall: avsändarautentisering kräver tillgång till domänens DNS-poster, och en adress hos en gratis e-posttjänst kan inte autentiseras. Vad Gmail och Yahoo kräver av avsändaren.
• Det enklaste verktyg som räcker. Nästa informatör sätter sig in i det som finns, och varje oanvänd funktion är ett hinder för hen, inte en fördel.

Vad vi inte har kontrollerat

Den här sidan bygger på det som går att läsa i tjänsternas egna prislistor, hjälpsidor och integritetspolicyer. Vi har inte tagit verktygen i bruk och bedömer därför inte hur tydliga gränssnitten är, hur bra redigerarna fungerar eller hur snabbt supporten svarar – det skulle vara mätresultat, och någon mätning finns inte. Så jämför vi.

För en förening är det i praktiken goda nyheter: eftersom båda alternativen som passar det här behovet är gratis kan valet göras genom att prova båda med ett riktigt brev, utan att något står på spel.