E-mailværktøj til foreninger – hvad der rækker gratis, og hvor langt

En forening vælger e-mailværktøj næsten altid efter samme kriterium: hvad der klarer medlemsbrevet gratis. Spørgsmålet er godt, men forkert formuleret. Gratisniveauer findes hos fem ud af syv, og de adskiller sig tifold fra hinanden – ikke i pris, men i, hvor de slipper op.

Kort svar

• Rækker længst gratis

  EmailOctopus

  2 500 medlemmer og 10 000 beskeder om måneden uden at betale noget – hele listen får brevet på én gang.

  Start gratis – 2 500 abonnenter (Reklamelink)

• Når der sendes breve ofte

  Systeme.io

  2 000 kontakter og ubegrænset udsendelse på gratisniveauet: ugebrevet bruger ingen kvote.

  Start gratis – 2 000 kontakter (Reklamelink)

• Når medlemmerne er mange, men brevet sjældent

  Brevo

  Gratisniveauet begrænser slet ikke listens størrelse, men du må sende 300 beskeder i døgnet.

  Start gratis – 300 beskeder/dag

Rækker gratisniveauet – regnet ud efter medlemstal

Gratisniveauet begrænser fra to sider: hvor mange adresser listen må have, og hvor mange beskeder der må sendes fra den. For en forening er det sidste ofte mest afgørende, fordi medlemsbrevet går til hele listen på én gang. Nedenfor fire almindelige medlemstal og ét månedsbrev.

← stryg →

Gratisniveauernes grænser og priser læst fra tjenesternes egne prislister (EmailOctopus, Systeme.io, Brevo, MailerLite) 3.9.2026, uden moms. Forudsætningen er ét brev om måneden til hele listen. »Ikke i én udsendelse« betyder, at Brevos døgngrænse på 300 beskeder fordeler kampagnen over flere dage. Systeme.io fakturerer i dollar, så dets tal kan ikke regnes i samme kolonne som europriserne. Mailchimp og GetResponse er ikke med i tabellen: Mailchimps gratisniveau er 250 kontakter og 500 beskeder om måneden, GetResponse har slet ikke noget gratisniveau.

Tre konklusioner følger af tabellen. En forening med under 2 500 medlemmer har slet ikke brug for et betalt niveau, hvis værktøjet er EmailOctopus. MailerLites og Mailchimps grænser på 250 kontakter rækker kun til bestyrelsens interne information, ikke til medlemsbrevet. Og Brevos gratisniveau er bygget den modsatte vej: det begrænser slet ikke listens størrelse, men en kampagne til hele listen kan ikke være inden for døgngrænsen.

Alle syv side om side

Priserne er de billigste betalte niveauer ved tre listestørrelser, læst fra prislisterne 3.9.2026 uden moms.

← stryg →

Priser uden moms, ved månedlig fakturering, medmindre andet er angivet.(Reklamelink) = reklamelink

• Prisen er månedsprisen for det billigste betalte niveau ved den listestørrelse. Kolonnen Gratisniveau viser, hvornår man slipper for at betale.
• EmailOctopus og ActiveCampaign: prislisten angiver kun månedsprisen ved årlig fakturering. Månedlig fakturering koster mere.
• GetResponse og ActiveCampaign: den mindste liste, der sælges, er 1 000 kontakter, så kolonnen for 500 kontakter viser den pris.

Udsendelsestakten afgør det, hvis du informerer ofte

Månedsbrevet er foreningens mest almindelige rytme, men ikke den eneste. Sendes informationen ugentligt, eller er der mange arrangementer, stiger udsendelsesmængden hurtigt – og så ændrer rækkefølgen mellem gratisniveauerne sig.

EmailOctopus' gratisniveau har en kvote på 10 000 beskeder om måneden, hvilket rækker til 2 500 medlemmer fire gange om måneden eller 800 medlemmer tolv gange. På Systeme.ios gratisniveau begrænses udsendelsesmængden slet ikke, så for et lille medlemstal er den i praksis ubegrænset – til gengæld rummer listen 2 000 kontakter, og funktionerne er smalle: tre salgstragte, én automatiseringsregel og ét onlinekursus.

De fem gratisniveauers reelle grænser, og hvor de slipper op: gratis e-mailmarketing.

Hvem hvad passer til

• Under 2 500 medlemmer, brev en gang om måneden → EmailOctopus: gratisniveauet dækker både listen og udsendelsesmængden. Prøv gratis (Reklamelink)
• Lille medlemstal, information hver uge → Systeme.io: gratisniveauet har slet ingen udsendelsesgrænse. Prøv gratis (Reklamelink)
• Stort medlemsregister, brev et par gange om året → Brevo: listens størrelse begrænser ikke på gratisniveauet, og det betalte niveau er blandt de billigste. Prøv gratis
• Over 2 500 medlemmer, og nulbudgettet slap op → EmailOctopus: billigste betalte niveau: 5 000 abonnenter for 26 € om måneden. Prøv gratis (Reklamelink)
• Medlemsregistret må ikke forlade EU → MailerLite: aftaleparten for EØS-kunder er irske MailerLite Limited, og datacentret ligger i EU. Prøv gratis

Medlemsregistret er et personregister

Foreningens medlemsliste er personoplysninger, og når den lægges ind i et e-mailværktøj, bliver værktøjet databehandler. I praksis betyder det to ting: databehandleren føres ind ved navn i den egen privatlivspolitik, og hvis data overføres ud af EU, føres overførselsgrundlaget også ind.

Her er sammenligningen nem for en forening. Fem ud af syv opbevarer data i EU: Brevo (Frankrig), GetResponse (Polen), Systeme.io (irske ITACWT Limited), MailerLite (irske MailerLite Limited for EØS-kunder) og EmailOctopus (britisk selskab, listerne i AWS' datacenter i Irland). Udenfor står Mailchimp og ActiveCampaign. Oplysningerne er læst fra tjenesternes egne privatlivspolitikker 3.9.2026.

Grænsen mellem medlemsinformation og direkte markedsføring trækker foreningen selv ud fra beskedens indhold. Indeholder brevet markedsføring, gælder de samme regler som ellers: samtykket skal kunne påvises, og afmeldingslinket skal være i hver besked. Reglerne med kilder: e-mailmarketing og GDPR.

Én liste og tags, ikke flere lister

En forening har typisk flere grupper: medlemmer, bestyrelse, frivillige, tilmeldte til arrangementer. Fristelsen er at lave separate lister af dem, og det er næsten altid en dyr løsning.

Grunden er tællereglen. Ifølge EmailOctopus' egen hjælpeside tælles den samme adresse for hver liste, den står på: et medlem på seks lister er seks kontakter, og så er gratisniveauet på 2 500 abonnenter fyldt allerede ved omkring 420 personer. Samme fælde findes hos GetResponse. Løsningen er én liste og gruppering med tags, så holder gratisniveauet mange gange længere.

Den anden regel er værd at kende med henblik på oprydning: hos EmailOctopus og MailerLite tæller afmeldte slet ikke med til grænsen, så listen renser sig selv i tælleren. Reglerne for alle syv: sådan tælles kontakterne. Hjælpesiderne læst 5.9.2026.

Foreningens eget krav: værktøjet skifter bruger

I en forening skifter den, der informerer, ofte i takt med generalforsamlingen. Det er et krav, virksomheder ikke har, og det bør tages med i valget på tre måder.

• Kontoen på foreningens adresse, ikke en persons. Ellers følger værktøjet med, når posten skifter.
• Eget domæne som afsender. Det kræves under alle omstændigheder: afsenderautentificering kræver adgang til domænets DNS-poster, og en adresse hos en gratis e-mailtjeneste kan ikke autentificeres. Hvad Gmail og Yahoo kræver af afsenderen.
• Det enkleste værktøj, der rækker. Den næste informationsansvarlige sætter sig ind i det, der er, og hver ubrugt funktion er en forhindring for vedkommende, ikke en fordel.

Hvad vi ikke har tjekket

Denne side bygger på det, der kan læses i tjenesternes egne prislister, hjælpesider og privatlivspolitikker. Vi har ikke taget værktøjerne i brug og vurderer derfor ikke, hvor overskuelige brugerfladerne er, hvor godt editorerne fungerer, eller hvor hurtigt supporten svarer – det ville være måleresultater, og der findes ingen måling. Sådan sammenligner vi.

For en forening er det i praksis gode nyheder: fordi begge de alternativer, der passer til dette behov, er gratis, kan valget træffes ved at prøve begge med ét rigtigt brev, uden at noget står på spil.