Slik lager du nyhetsbrev for bedriften – fra påmeldingsskjema til første utsending

Et nyhetsbrev begynner ikke med skrivingen. Før den første abonnenten trenger du tre ting: en egen avsenderadresse, et autentisert domene og et påmeldingsskjema som samler inn samtykket slik at du kan dokumentere det i ettertid. Denne guiden går gjennom trinnene i den rekkefølgen det lønner seg å ta dem. Kravene er lest i loven, i Googles og Yahoos veiledninger for avsendere og i e-postverktøyenes egne veiledninger, og punktene om skrivingen er råd, ikke måleresultater.

Kort svar: åtte trinn

1. Eget domene og egen avsenderadresse, for eksempel nyhetsbrev@firma.no, ikke en gmail.com-adresse.
2. E-postverktøy etter listestørrelse, budsjett og behov.
3. Autentisering av domenet med SPF-, DKIM- og DMARC-postene som verktøyet gir deg.
4. Påmeldingsskjema med dobbel opt-in og lenke til personvernerklæringen.
5. Velkomstmelding som går ut automatisk etter bekreftelsen.
6. Mal for nyhetsbrevet: gjenkjennelig avsendernavn, ærlig emnelinje, kontaktopplysninger og avmeldingslenke.
7. Testutsending til deg selv før den første utsendingen til listen.
8. Oppfølging: klikk, avmeldinger og søppelpostandel. Åpningsraten bare som en pekepinn.

1. Eget domene og avsenderadresse

Nyhetsbrevet sendes fra en adresse på ditt eget domene. Googles veiledning for avsendere forbyr å utgi seg for å være Gmail i avsenderfeltet og sier at Gmail tar i bruk DMARC-karantene for slike meldinger. Ifølge MailerLites veiledning kan domenet til en gratis e-posttjeneste heller ikke autentiseres, fordi du ikke har tilgang til DNS-postene. Velg én adresse til nyhetsbrevet og hold deg til den, for eksempel nyhetsbrev@firma.no. Hva eget domene betyr på gratisnivåene, står i sammenligningen av gratis e-postmarkedsføring.

2. Valg av e-postverktøy

Verktøyet velges etter hva som skal skje med listen det neste året, ikke etter hvor lang funksjonslisten er. Tre spørsmål snevrer inn valget: hvor mange abonnenter du venter på listen, om du trenger automatiseringer på gratisnivået, og om verktøyet må kobles til en nettbutikk. Priser ved tre listestørrelser og begrensningene i hvert verktøy er samlet i hovedsammenligningen av e-postmarkedsføringsverktøy. Er budsjettet avgjørende, se de billigste e-postverktøyene etter listestørrelse.

Verktøyet alene garanterer ikke at meldingene kommer fram. Ifølge Googles veiledning for avsendere godtar ikke Google forespørsler fra e-posttjenester om å komme på listen over godkjente avsendere. Autentisering, liste og avmelding er avsenderens ansvar uansett verktøy.

3. Autentisering av domenet

Autentiseringen gjøres én gang, når verktøyet er valgt. Ifølge Googles veiledning for avsendere må alle som sender til Gmail-kontoer, ha minst SPF eller DKIM, og en melding som ikke er autentisert, kan merkes som søppelpost eller avvises. Den som sender mer enn 5 000 meldinger i døgnet til Gmail-kontoer, må ha SPF, DKIM og DMARC. Yahoos veiledning for avsendere krever SPF eller DKIM av alle og begge deler pluss en DMARC-post av masseavsendere.

I praksis gir verktøyet deg DNS-poster som legges inn i domeneinnstillingene. DMARC er én TXT-post med navnet _dmarc, og Googles DMARC-veiledning anbefaler å starte med policyen p=none. Tabellen nedenfor er lest i hvert verktøys egen veiledning, og hver celle lenker til hjelpesiden.

← sveip →

Ja = hjelpesiden beskriver funksjonen. Nei = hjelpesiden sier at den mangler eller viser til et eksternt verktøy. – = ikke funnet på hjelpesidene; det betyr ikke at funksjonen mangler.

I samme runde i DNS-innstillingene lønner det seg å ta i bruk Google Postmaster Tools: der legger du til avsenderdomenet og bekrefter det med en TXT- eller CNAME-post. Der ser du senere søppelpostandelen (trinn 8).

4. Påmeldingsskjema, dobbel opt-in og personvernerklæring

Markedsføringsloven § 15 forbyr markedsføring på e-post til fysiske personer uten mottakerens forutgående samtykke, og etter personvernforordningen artikkel 7 skal den behandlingsansvarlige kunne påvise at den registrerte har samtykket. Hvordan det skal gjøres, sier loven ikke. Dobbel opt-in, der abonnenten bekrefter påmeldingen ved å klikke på en lenke i en e-post, viser at påmeldingen ble bekreftet av noen som har tilgang til adressen. Forbrukertilsynet skriver i veiledningen om markedsføring via e-post at næringsdrivende «bør» bruke dobbel opt-in. Ifølge det tyske føderale personvernombudet (BfDI) er det nødvendig når nyhetsbrevet inneholder reklame, og danske Forbrugerombudsmanden anbefaler det.

Sjekk innstillingen i verktøyet, for standardvalgene er forskjellige. Dobbel opt-in er slått på som standard i MailerLite og i påmeldingsskjemaene til ActiveCampaign, og slått av i Mailchimp, GetResponse og EmailOctopus. I Brevo og Systeme.io velges det per skjema.

Håndteringen av ubekreftede abonnenter varierer også. Ifølge veiledningene til MailerLite og EmailOctopus teller ikke ubekreftede abonnenter mot abonnentgrensen. Ifølge ActiveCampaigns veiledning telles alle kontakter uansett status på kontoer opprettet 3.11.2025 eller senere, og Systeme.io sletter en ubekreftet kontakt innen 24 timer.

Ved siden av skjemaet hører en kort beskrivelse av hva du sender, og en lenke til personvernerklæringen. Etter personvernforordningen artikkel 13 skal informasjonen om behandlingen gis når personopplysningene samles inn, og etter artikkel 7 skal abonnenten få vite før samtykket gis at det kan trekkes tilbake. Det skal være like enkelt å trekke tilbake samtykket som å gi det. Be bare om e-postadressen og de opplysningene du faktisk bruker.

5. Velkomstmelding og automatisering

Bekreftelsesmeldingen for dobbel opt-in er nyhetsbrevets første automatiske melding. Skriv i den hvem som sender, og hvorfor bekreftelsen trengs. Lag i tillegg en velkomstmelding som går ut rett etter bekreftelsen. Fortell der hva nyhetsbrevet handler om, hvor ofte det kommer, og hvordan man melder seg av. Da kjenner abonnenten igjen avsenderen når det første ordinære nyhetsbrevet kommer. Sjekk i verktøyets prisliste om automatisering er med på nivået du bruker.

6. Oppbygningen av nyhetsbrevet

Lag én mal og bruk den hver gang. Delene står nedenfor.

Avsendernavn og emnelinje

Ifølge Googles veiledning for avsendere skal avsendernavnet fortelle hvem avsenderen er, ikke hva meldingen handler om, og emnelinjen skal ikke begynne med «Re:» eller «Fwd:» med mindre meldingen faktisk er et svar eller en videresending. Ehandelsloven § 9, som markedsføringsloven § 15 viser til, krever at det fremgår klart hvem markedsføringen skjer på vegne av, og ved uanmodet markedsføring at meldingene inneholder markedsføring idet de mottas. Bruk bedriftens navn som avsendernavn, og skriv i emnelinjen hva meldingen inneholder.

Innhold

Begynn med én hovedsak og én lenke som du vil at leseren skal klikke på. Skriv hovedbudskapet som tekst, ikke bare som et bilde. Googles veiledning forbyr å skjule innhold med HTML og CSS.

Avmeldingslenke og pliktige opplysninger

Etter personvernforordningen artikkel 7 skal det være like enkelt å trekke tilbake samtykket som å gi det. Yahoos veiledning for avsendere krever av masseavsendere en tydelig synlig avmeldingslenke i selve meldingsteksten, og Google krever avmelding med ett klikk av dem som sender mer enn 5 000 meldinger i døgnet. Sjekk avmeldingslenken særlig i en mal du har laget selv. Legg bedriftens navn, en kontaktopplysning og avmeldingslenken i bunnteksten. Personvernsiden av avmeldingen er omtalt i guiden om e-postmarkedsføring og GDPR.

7. Testutsending og første utsending

Send den ferdige meldingen til deg selv først, helst til to ulike e-posttjenester og til telefonen. Sjekk at avsendernavn og emnelinje vises riktig, lenkene fungerer og avmeldingslenken fjerner testadressen fra listen. Meld deg til slutt på nyhetsbrevet med din egen adresse via skjemaet, og gå gjennom bekreftelsen og velkomstmeldingen med abonnentens øyne.

Flytter du en gammel adresseliste, bør du ikke sende alt på én gang. Ifølge Googles veiledning for avsendere kan en plutselig dobling av utsendingsvolumet føre til at utsendingshastigheten begrenses eller at omdømmet svekkes. Den samme veiledningen sier rett ut at man ikke skal kjøpe e-postadresser fra andre selskaper.

8. Hva du følger med på etter utsendingen

Følg med på tre tall: klikk, avmeldinger og søppelpostandel. Googles veiledning for avsendere ber deg holde søppelpostandelen i Postmaster Tools under 0,10 prosent og unngå at den noen gang når 0,30 prosent. Yahoos grense er 0,3 %. Ifølge veiledningen til Postmaster Tools gjelder dataene bare meldinger sendt til personlige Gmail-kontoer, og ved et lite utsendingsvolum vises dataene ikke nødvendigvis for alle dager. Et lavt tall kan også villede: hvis Gmail allerede sender en stor del av meldingene til søppelpost, havner få meldinger i innboksen der de kan markeres. Ifølge den samme veiledningen merker Postmaster Tools behandlingen av avmeldinger som noe som må rettes hvis de ikke behandles innen 48 timer, og i Yahoos veiledning for avsendere er fristen to dager.

Åpningsraten bør leses med forbehold. Ifølge Google sporer selskapet ikke åpningsrater. Ifølge ActiveCampaigns veiledning behandles åpninger fra Apple Mail Privacy Protection ikke som engasjement, og EmailOctopus' veiledning sier at en åpning ikke nødvendigvis er det mest pålitelige tegnet på aktivitet. Et klikk viser at leseren gjorde noe på grunnlag av meldingen.

Når listen vokser, bør du sjekke verktøyets neste pristrinn i god tid. MailerLite vs Brevo sammenligner prisene og gratisnivåene til to verktøy side om side.